Kako uspješno voditi transformaciju nabave u 7 koraka?

Prijevod izvornog članka: Everybody Loses if Procurement Is a Fire Department

Zamislite da hodate ulicom te odjednom ugledate osobu koju guta plamen. Vjerojatno biste panično priskočili u pomoć i ugasili plamen. Ali što ako vam se taj prizor ponavlja baš svaki dan na putu prema poslu? Naravno, prvi je poriv pomoći svaki put, ali sigurno biste se zapitali nad tim reprizama: “Zašto svi ti ljudi gore, gdje su vatrogasci i zašto ja moram izigravati vatrogasca? Imam ja i svoj posao!”

Čini mi se da ova apsurdna anegdota može poslužiti kao metafora za operativno-taktički pristup u nabavi gdje direktor nabave i pripadajući tim patroliraju odjelom s aparatom za gašenje požara. U svojoj ophodnji nailaze na bezbroj upita, neautoriziranu (maverick) nabavu, nerazumijevanje s internim kljentima, beskonačne rasprave s dobavljačima, probleme s narudžbama i dostavom. Naravno, posebno je gorka i zatrpanost netočnim i nepotpunim podacima u pregovorima s ključnim dobavljačima, koji su često jedina alternativa. I šlag na dimljenoj torti – neprekidni telefonski razgovori i poplave e-mailova.

Cijeli taj proces samo dolijeva ulje na vatru koja se uporno ne gasi. Maksimalno ste izgorili, a rezultati su minimalni jer, umjesto da se posvetite važnim aktivnostima nabave, svoje resurse trošite na hitne zadatke. A hitno i važno ne znači isto.

Kako objesiti vatrogasnu kacigu o klin?
Nulti korak u oslobađanju od ovih vatrogasnih zadataka jest prepoznati jeste li dio tvrtke koja potiče ili čak i nagrađuje takav pristup poslu. Ako vam taj opis zvuči poznato, bit će znatno teže promijeniti pristup, ali ne i nemoguće. Bez obzira kakvu kulturu ili nedostatak iste tvrtka gaji, nitko nije toliko tvrdoglav da odbije veće uštede, dodanu vrijednost i posljedično veću vrijednost tvrtke.
Sljedeći korak je utvrditi koja je glavna motivacija top menadžmenta; jesu li to kratkoročne uštede, kontinuirani rast kompanije, smanjivanje rizika, implementacija operativnih procedura, jačanje etičkog kodeksa itd.
Nakon te spoznaje, kreće se malim koracima, odnosno traže se brzi i isplativi potezi (low hanging fruit) koje tvrtka nije već prepoznala i na tim dokazima gradi se slučaj za utemeljenost promjene pristupa. Gašenje požara može održavati tvrtku na životu, ali jedino će sistematično strateško djelovanje omogućiti njezin rast.

Ponekad je zbilja potrebno svaki korak nacrtati. Ukoliko se ovakav pomni crtež prikaže top menadžementu i internim kljentima, sigurno će uvidjeti vrijednost promjene u nabavnom pristupu.

Kako crtež pretočiti u stvarnost?
Moje je iskustvo pokazalo da je sljedeći akcijski plan ključan u transformaciji nabave u stratešku funkciju:

1. Identificirajte interne klijente, koje nije uvijek lako prepoznati, pogotovo u tvrtki s više lokacija, poslovnih jedinica ili brandova
2. Razvijte nabavnu strategiju koja adresira zahtjeve poslovanja i očekivanja internih klijenata
3. Utvrdite nedostatke u kompetencijama i provođenju nove nabavne strategije
4. Razvijte tranzicijski plan nabave kako bi se nabava pretvorila u stratešku funkciju
5. Odaberite kadar s relevantnim kompetencijama za provedbu nabavne strategije
6. Razvijte strategije za nabavne kategorije, rizike i ključne dobavljače – Category / Risk / Supplier Management
7. Definirajte ključne pokazatelje uspješnosti (Key Performance Indicators) na svim razinama kako biste mogli pratiti implementaciju strategija.

Digitalni alati, kao podrška opisanom procesu, postaju neophodni jer pružaju strukturirani okvir i disciplinu te omogućuju nabavnom manadžmentu suvereno vladanje opsežnim strateškim sadržajem.

Jednom kad CPO i njegov tim ovladaju ovim znanjem, moje je čvrsto uvjerenje da će time eliminirati i bjesomučno gašenje požara u velikoj mjeri, jer se njihovo iskustvo i znanje može puno bolje iskoristiti i nadograđivati.
Jedna stvar nam mora biti jasna, ovo nije proces koji će se dogoditi od danas do sutra. On zahtijeva hrabrost, posvećenost, podršku menadžmenta, vodstvo i stratešku stručnost, ali kad se jednom primijeni, otkrit će strateške vizionare umjesto vatrogasaca.

Ukoliko vas zanimaju teme o nabavnim izazovima, posjetite Cirtuo blog ili nas pratite na LinkedInu. Ako vas zanima Cirtuo pristup, posjetite našu stranicu.

Draško Jelavić
Direktor, Cirtuo GmbH